Logiciel de gestion de patrimoine - SCRIBE I.S.

SCRIBE PATRIMOINE est une solution modulaire organisée autour d'un référentiel constitué de l'inventaire physique et éventuellement comptable, offrant à tous les acteurs une vision transversale du patrimoine. Des modules "métiers" viennent compléter cet inventaire pour permettre une gestion administrative et technique complète de votre patrimoine. Une gestion documentaire disponible dans tous les modules autorise la liaison de tout élément et/ou événement à des documents numériques (documents, tableurs, pdf, photos, vidéos, scan, plans, …)

SCRIBE PATRIMOINE est un système qui s'intègre parfaitement dans votre système d'information :

  • Base de données ORACLE et Univers Business Objects

  • Interface avec Microsoft Office

  • Interface Indigo

  • Interface bi-directionnelle avec la plupart des Systèmes d'Information Géographique

  • Intégration des plans Autocad avec possibilité de liaison dynamique

  • Interface bi-directionnelle avec les progiciels de Gestion Financière et compatibilité avec les différentes normes comptables (M52, M14, …)

 
INVENTAIRE IMMOBILIER

SCRIBE PATRIMOINE Inventaire Immobilier permet de connaître l'intégralité des biens bâtis ou non-bâtis, dont la collectivité est propriétaire, affectataire ou locataire. 

Grâce à l’identification, la localisation et la description physique, administrative et comptable de tous les éléments constituant le patrimoine, cette solution vous permet de disposer d’un référentiel unique de votre patrimoine pour ensuite en optimiser sa gestion à travers les différents modules.

Cette description s'adapte à vos besoins et vos contraintes en vous permettant de décrire chaque bien selon le niveau de détail souhaité. 

SCRIBE PATRIMOINE Inventaire Immobilier s'adapte à votre organisation et à vos nécessités de gestion entre les différents services grâce à ses nombreuses possibilités de personnalisation et de paramétrage.

Le volet sécurité est intégré et permet de gérer les visites et contrôles réglementaires (ERP, produits dangereux, sécurité, conformité, …) ainsi que les décisions et les travaux à réaliser.

 
MOBILIER

SCRIBE PATRIMOINE Mobilier assure la tenue de l’inventaire physique et comptable de tous les biens mobiliers : Meubles de bureau, Equipements, Matériel, Outillage, Véhicules, Equipements de voirie, Logiciels, Œuvres d’art, etc …) 

Les biens peuvent être classés par catégorie ou nomenclature jusqu’à trois niveaux.

Ce module permet d’affecter les biens par emplacements physiques définis dans le référentiel immobilier du niveau Site jusqu’au niveau Local et par affectation (Direction, Service, Agent, …). L’historique des affectations est conservé.

Le lien avec les commandes et les factures est possible et peut être automatisé grâce aux interfaces avec les logiciels de Gestion Financière ou par la mise en place du module SCRIBE PATRIMOINE Bon de Commande Universel

Le logiciel gère les immobilisations et est totalement compatible avec le protocole Indigo (Etat de l’actif, amortissements, …)

La gestion des lots physiques et des lots comptables est possible ainsi que les sorties totales ou partielles avec prise en compte sur les amortissements.

Les biens peuvent recevoir une étiquette codes-barres, ce qui permet de réaliser des contrôles périodiques d’inventaire, des déménagements et des saisies d’inventaire.

 
GESTION LOCATIVE

SCRIBE PATRIMOINE Gestion Locative permet de gérer tout type de contrat d’occupation en dépense mais aussi en recette. 

Les différents aspects de la vie des contrats sont pris en compte : 

  • suivi administratif,

  • description des biens loués (bâtis ou non-bâtis),

  • conditions financières du contrat et modes de révision,

  • évènements (Bail, reconduction, avenants, résiliations, …),

  • calcul automatique des échéances et des révisions,

  • suivi des charges avec répartition selon les règles définies.

Les contrats (Baux, conventions, …) sont rédigés automatiquement à partir des modèles paramétrables. Ce lien avec Microsoft Word permet également de rédiger les avenants, notifications, rappels et tous les courriers nécessaires. 

Les échéances peuvent être transférées dans votre gestion financière.

 
GESTION DES CONTRATS

SCRIBE PATRIMOINE Gestion des Contrats gère tous les contrats de consommation, d’entretien, de maintenance, d’assurance sur le patrimoine ainsi que les impôts et les taxes. 

Ce module permet de décrire les éléments financiers et contractuels de chacun des contrats ainsi que les composants du patrimoine qui sont couverts. 

Les coûts sont enregistrés avec possibilité de mémoriser le détail de chaque facture (index des compteurs par exemple).

Les coûts qui constituent des charges récupérables sont automatiquement répartis sur les contrats d’occupation du module SCRIBE PATRIMOINE Gestion Locative.

Ce module intègre des outils permettant de suivre et analyser les dépenses dans le temps.

 
ETAT DE SANTÉ

SCRIBE PATRIMOINE Etat de santé permet de répertorier les équipements et de connaître chaque élément (date de mise en place, vétusté, périodicité de visite, de remplacement, coût, ...). 

Le logiciel détermine les budgets prévisionnels d’entretien et de remise en état, vous permet de les ajuster et de suivre le processus de validation de ces budgets.

Les travaux retenus peuvent être suivis dans le module SCRIBE PATRIMOINE Gestion des Interventions.

 
GESTION DES INTERVENTIONS

SCRIBE PATRIMOINE Gestion des Interventions assure le suivi complet du cycle de travaux. 

Il peut s’agir de travaux d’entretien préventif, curatif ou de travaux plus complexes.

Le logiciel permet de traiter les demandes des services et de gérer leur instruction avant réalisation.

Chaque programme de travaux peut être subdivisé en interventions en liaison avec un planning.

Chacune des interventions est valorisée et permet interfaçage avec votre gestion Financière.

 
CADASTRE

SCRIBE PATRIMOINE Cadastre est un module permettant de traiter les fichiers issus de MAJIC III. 

Il traite les fichiers suivants :

  • parcelles, 

  • locaux (Bâti), 

  • propriétaires, 

  • fantoir (Voies et Lieu-dit) et P.D.L. 

SCRIBE PATRIMOINE Cadastre offre la possibilité de rechercher par nom de propriétaire ou par numéro de compte ainsi que par les références cadastrales d’une parcelle, du bâti ou de P.D.L. et ainsi afficher le détail des informations contenues dans MAJIC III.

Toutes ces informations peuvent être imprimées et exportées.

Vous pouvez également imprimer les relevés de propriété.

Ce module SCRIBE PATRIMOINE Cadastre peut alimenter la base de l’inventaire immobilier pour y intégrer tous les biens vous appartenant et inscrits au cadastre.

 
INTERFACE AUTOCAD

SCRIBE PATRIMOINE Interface Autocad permet d’établir une liaison bidirectionnelle entre le référentiel immobilier et vos plans Autocad. 

Cette liaison permet de mettre à jour automatiquement les données, qu'elles soient modifiées sur un plan ou dans la base de données.

Cette interface permet également de renseigner automatiquement l’inventaire immobilier par simple lecture d’un plan.

 
CARTOGRAPHIE

SCRIBE PATRIMOINE Cartographie permet de visualiser sur vos cartes les emplacements de biens selon les critères souhaités (tous les collèges, les biens couverts par un contrat, etc …).

Ce module SCRIBE PATRIMOINE Cartographie vous permet également de sélectionner les éléments sur la carte et d’afficher les données correspondantes de SCRIBE PATRIMOINE.

Ce module fonctionne sur la plupart des formats cartographiques du marché.

 
B.C.U.
(Bon de Commande Universel)

SCRIBE PATRIMOINE B.C.U. (Bon de Commande Universel) permet de saisir les commandes de biens meubles ainsi que de prestations ou travaux que ce soit en investissement ou en fonctionnement.

Ce module fonctionne en liaison avec SCRIBE PATRIMOINE Inventaire Immobilier, SCRIBE PATRIMOINE MobilierSCRIBE PATRIMOINE Gestion des Interventions et votre logiciel de Gestion Financière.