Politique Protection Donnees Personnelle

NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

mise à jour : 01 octobre 2021

I - Introduction

Nous souhaitons vous informer par l’intermédiaire de la présente politique de confidentialité de la manière dont SCRIBE I.S. (ci-après le « Nous ») utilise et protège les Données à Caractère Personnel transmises le cas échéant, lorsque vous utilisez le présent site accessible à partir de l’URL suivante : www.scribe-is.com (ci-après le « Site »).

En accédant et en utilisant le Site, vous (ci-après « l’Utilisateur ») vous engagez à respecter et à être lié par cette Politique de Confidentialité, qui est susceptible d’être modifiée ou mise à jour à tout moment sans préavis par SCRIBE I.S., notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technologique. Il convient à l’Utilisateur de consulter régulièrement la présente politique de confidentialité afin de prendre connaissances des éventuelles modifications.

II - Identité et coordonnées du responsable de traitement

Le Site est mis en place par la Société SCRIBE I.S., dont le siège social se situe 12 rue du Bourg Nouveau à RENNES, et immatriculée au R.C.S. de Rennes sous le numéro 350 286 266.

La Société SCRIBE I.S. traite en qualité de responsable de traitement les Données à Caractère Personnel qu’elle collecte à votre sujet par le biais du présent Site de façon loyale et licite, et dans le respect des principes du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

Pour exercer vos droits : accès, rectification, opposition, suppression ou toute autre question concernant le RGPD et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre DPO (Data Protection Officer) en précisant votre nom et prénom, ainsi que l’objet de votre demande à l’adresse dpo@scribe-is.com ou par courrier postal à SCRIBE I.S. 12 rue du Bourg Nouveau 35000 RENNES.

Le DPO a notamment pour mission :

de sensibiliser les collaborateurs de SCRIBE I.S. à la protection des Données Personnelles des Utilisateurs,
de les accompagner lors de la mise en œuvre de traitements,
de répondre aux demandes liées à l’exercice de vos droits, conformément à l’article IX.

III - Finalités des traitements et Nature des données collectées

D’une manière générale, l’Utilisateur peut visiter le Site sans communiquer aucune information personnelle le concernant.

3.1 Nous recueillons et traitons les données du Site que vous nous fournissez à travers les différents formulaires dans le but :

de recontacter les personnes qui ont laissé volontairement leurs informations de contact (demande de documentations ou envoi de nos newsletters pour donner suite à inscription de votre part) ; et/ou
d’assurer un suivi commercial des entreprises et organismes intéressés par nos solutions et services.

La nature des Données à Caractère Personnel collectées par SCRIBE I.S. sur la page « Contact » sont :

Organisme ou Société,
Prénom et nom de famille,
Adresse de courrier électronique,
Numéro de téléphone,
Vos besoins ou projets en terme de solution informatique.

3.2 Nous recueillons et traitons les données des formulaires d’évaluation des formations que nous dispensons dans le but :

d’assurer un suivi des entreprises et organismes ayant suivis nos sessions de formations sur nos solutions.
de recontacter les personnes qui ont laissé volontairement leurs informations pour des besoins de formations.
de recontacter les personnes qui ont laissé volontairement leurs informations pour des précisions sur les évolutions souhaitées.
d’analyser les appréciations fournies pour l’amélioration de nos prestations de formation.

La nature des Données à Caractère Personnel collectées par SCRIBE I.S. sur la page « Évaluation en ligne » sont :

Organisme ou Société,
prénom et nom de famille,
adresse de courrier électronique,
numéro de téléphone,
votre avis sur la formation suivie,
vos besoins futurs sur les aspects formations et développement de fonctionnalité.

3.3 Nous recueillons automatiquement et traitons également les données relatives aux préférences de nos Utilisateurs et au trafic lors des visites d’un Utilisateur sur le Site en utilisant des cookies.

Les cookies sont de petits fichiers textes envoyés par le site Internet consulté par l’Utilisateur dans son navigateur Internet ou sur l’appareil utilisé et stockés sur le terminal de l’Utilisateur.

Nous recueillons ces données dans le but de faciliter la navigation, d’améliorer l’utilisation, les prestations et de mieux comprendre l’expérience des Utilisateurs à travers l’analyse de données anonymes :

le taux de fréquentation des pages,
les informations relatives à l’origine de la connexion,
le type et la version de votre navigateur Internet,
la durée de votre connexion,
le nombre de visites,

La nature des Données à Caractère Personnel collectées par SCRIBE I.S. sur la page sont :

l’adresse IP,
le type de matériel et de navigateur utilisés,
la/les page(s) consultées.

IV - Utilisation des Données à Caractère Personnel

SCRIBE I.S. est seul destinataire de vos Informations Personnelles. En aucun cas, les données personnelles saisies et envoyées sur les formulaires ne seront transmises, louées ou commercialisées à des tiers.

Nos engagements

4.1 En tant que responsable de traitement, Nous n’utilisons les Données à Caractère Personnel que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, qui sont :

l’exécution du contrat de prestation de services relatifs à votre utilisation des progiciels de SCRIBE I.S.,
le respect d’une obligation légale,
votre consentement à utiliser vos données,
notre intérêt légitime à mener des opérations de prospection ou de promotion vous concernant.

4.2 Nous ne collecterons jamais, ou ne traiterons jamais, de Données à Caractère Personnel sensibles au sens de la réglementation, concernant, par exemple, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou encore l’appartenance syndicale, la santé, etc.

Consentement

4.4 Formulaire de contact et d’évaluation

En soumettant le formulaire après avoir répondu « Oui » au souhait d’être recontacté, l’Utilisateur donne expressément son accord pour que les Données à Caractère Personnel soient traitées pour la finalité explicitée au paragraphe III.

4.5 Statistiques du Site

Le dépôt des cookies sur votre terminal suppose le recueil du consentement de l’Utilisateur. Ainsi, dès son arrivée sur notre Site, un bandeau d’information indique que nous utilisons cette technologie et qu’en poursuivant la navigation, l’Utilisateur accepte le dépôt de cookies sur votre terminal. Vous pouvez néanmoins les paramétrer à tout moment en cliquant sur le lien suivant : En savoir plus.

V - Traitement des Données à Caractère Personnel

Les Données à Caractère Personnel sont traitées par notre outil de gestion de la relation client (« CRM »).

Vos Données de navigation sur le Site peuvent être transmises ou accessibles par nos services et sous-traitants : Google Analytics pour la fréquentation des pages du Site.

Nous avons préalablement vérifié que ces sous-traitants garantissent un niveau équivalent de protection en matière de sécurité.

VI - Conservation de vos Données à Caractère Personnel

6.1 Sécurité

Données du formulaire de contact / évaluation.

SCRIBE I.S. met tout en œuvre pour éviter la perte, le détournement, l’intrusion, la divulgation non autorisée, l’altération ou la destruction des Données à Caractère Personnel que vous nous communiquez.

Les Données sont stockées sur des serveurs hébergés en France (certifié ISO 27001, Sécurité PCI-DSS, ISO 9001 : 2008). Toutes les informations que vous nous transmettez sont chiffrées [protocole TLS 256 bits].

Notre infrastructure bénéfice d’un accès sécurisé par badge, d’une vidéo protection, de systèmes de détection incendie, d’alimentation électrique par onduleurs redondants.

Notre architecture informatique dispose d’un contrôle des accès TCP/IP, IP et Internet par firewall ainsi qu’une session unique protégée par mot de passe pour chaque collaborateur de SCRIBE I.S.

Données du Site

Les Données sont collectées par Google Analytics qui est un outil statistique d’analyse d’audience en conformité avec le règlement Général sur la protection des données (RGPD).

6.2 Durée

SCRIBE I.S. conserve les Données à Caractère Personnel conformément aux dispositions légales et réglementaires suivantes :

nous conservons les informations relatives à la gestion du compte Client, des commandes, de la facturation, des paiements, 5 ans après la fin du contrat ou du dernier contact émanant du Client inactif.
nous conservons les informations relatives à la constitution et à la gestion des fichiers de prospection 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect.
nous conservons les Données des Clients inactifs aux fins d’envoi d’informations sur nos offres commerciales et marketing, dans un délai de 3 ans après la fin de la relation Commerciale.
nous conservons les informations relatives aux connexions au Site pour une durée de 14 mois. Ce délai n’est pas prorogé par vos nouvelles visites.

Lorsque la conservation des Données n’est plus justifiée par la gestion d’un compte Client, une obligation légale ou des exigences commerciales, ou lorsque vous nous le demandez par application de l’un de vos droits (Article IX), nous supprimons vos Données de façon sécurisée.

6.3 Annulation de Compte

Vous pouvez également demander que votre Compte soit supprimé en application des CGVU. Vos Données seront alors supprimées dans les limites rappelées par l’article 6.2. ci-dessus.

VII - Accès aux Données à Caractère Personnel

7.1 Accès aux Données par les collaborateurs de SCRIBE I.S.

En fonction des finalités définies à l’article III, les collaborateurs de SCRIBE I.S. sont susceptibles d’avoir accès aux Données à Caractère Personnel.

Les collaborateurs de SCRIBE I.S. sont soumis à une obligation de confidentialité et de non-divulgation et ont tous signé un engagement spécifique relatif à la protection des Données à Caractère Personnel.

L’accès à vos Données est encadré par une politique de contrôle d’accès stricte, réservée aux personnes habilitées.

7.2 Transmission des Données

SCRIBE I.S. s’engage à ne procéder à aucun transfert de Données à Caractère Personnel à destination d’aucun tiers comme il est précisé dans le paragraphe II.

Cependant, nous pourrions être amené à fournir les Données à Caractère Personnel de nos Utilisateurs, uniquement si cela était requis par la loi, ou ordonné par une juridiction française.

VIII - Communications de SCRIBE I.S.

8.1. Nous pouvons vous envoyer des emails à l’adresse électronique associée à votre Compte pour des raisons liées à notre relation commerciale, à savoir, des raisons techniques ou de sécurité, des raisons administratives relatives à votre utilisation de nos gammes de Logiciel, à votre participation à nos événements, ou encore pour vous informer de l’évolution de notre offre de services.

8.2. Nous pouvons également vous adresser des emails contenant des offres promotionnelles et marketing dans les conditions rappelées à l’article IX. Si vous vous désinscrivez de ces communications, vous continuerez néanmoins à recevoir les communications énumérées à l’article 8.1.

IX - Exercice des droits des Utilisateurs

Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, et le Règlement Européen Général sur la Protection des Données 2016/679 (RGPD), vous disposez des droits :

d’accès et de rectification,
d’opposition,
à l’effacement,
à la portabilité,
la limitation,
et à la suppression des Données à Caractère Personnel vous concernant :

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à notre DPO à l’adresse suivante : dpo@scribe-is.com ou par courrier postal : SCRIBE I.S. 12 rue du Bourg Nouveau 35000 RENNES.

Vous pouvez également gérer la réception de communications promotionnelles (non liées à une transaction) en cliquant simplement sur le lien “ désabonnez-vous ici” figurant au bas des courriels envoyés par SCRIBE I.S.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

X - Liens

Les visiteurs pourront être amenés à quitter le Site en cliquant sur certains liens présents sur le Site. SCRIBE I.S. n’assume aucune responsabilité quant aux pratiques de confidentialité exercées par ces autres sites et recommande de lire attentivement leurs politiques de confidentialité.